Beveiliging, AI en dataopslag
Wij vragen ondernemers hun klantenbestand aan ons toe te vertrouwen. Dan hoor je precies te weten waar die gegevens staan, wie erbij kan en hoe lang we ze bewaren. Hieronder staat het concreet — geen loze kreten.
AI en je gegevens, in het kort
Standaard draait alle AI in de EU. De AI-tekstfuncties lopen via een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk), die je invoer niet bewaart (zero data retention) en er niet op traint. Een paar functies kunnen — alleen als jij dat aanzet — een andere AI buiten de EU gebruiken: bonnetjes en foto’s nog nauwkeuriger lezen, en afbeeldingen maken. Spraak (notulen) blijft altijd in de EU.
De keuze maakt de eigenaar van het bedrijf in WorkBrain bij Instellingen → AI en je gegevens. Staat hij uit (standaard), dan gaat er geen AI-verwerking buiten de EU.
Waar staat jouw data?
Alle bedrijfs- en klantgegevens (afspraken, klanten, facturen, bestanden) staan op servers in Finland, binnen de EU, bij een Europese hostingpartij. Er is geen doorgifte naar landen buiten de EU voor de opslag van jouw bedrijfsgegevens.
Wat doen we met AI — en wat niet
| Dienst | Wat | Land/regio | Standaard of alleen met jouw keuze |
|---|---|---|---|
| Europese AI-aanbieder | Tekst: AI-assistent, mail-AI, offertes, taken, automatiseringen, samenvattingen, onderzoek en analyses, en de klantassistent. Ook bonnetjes, bijlagen en foto’s lezen. Bewaart je invoer niet (zero data retention) en traint er niet op. | Frankrijk (EU) | Standaard |
| Tweede Europese AI-aanbieder | Reserve voor tekst en het lezen van bonnetjes en foto’s, als de standaardaanbieder niet beschikbaar is. | Frankrijk (EU) | Standaard |
| Europese spraakdienst | Notulen: je opname omzetten naar tekst. De opname bewaren wij niet en de spraakdienst ook niet (zero data retention). | Frankrijk (EU) | Standaard (altijd EU) |
| Bonnetjes, bijlagen en foto’s lezen (vaak net wat nauwkeuriger dan de standaardroute). | VS | Alleen als de eigenaar "AI buiten de EU" aanzet | |
| Afbeeldingen maken of bewerken (bijv. voor social media). Hiervoor is geen EU-model; zonder jouw keuze staat dit uit. | VS | Alleen als de eigenaar "AI buiten de EU" aanzet | |
| AI-collega (AIDG-chat) | Chatten met je WorkBrain-gegevens erbij. Standaard staat er een EU-model. | EU | Standaard |
| Anthropic, OpenAI, xAI of Google in de AI-collega | Andere AI-aanbieders die je in de AI-collega zelf uit de lijst kunt kiezen. | VS | Alleen als je dat model in de AI-collega zelf kiest |
| Brave | Webzoeken als de AI iets op internet opzoekt. Alleen de zoekterm gaat erheen; geen cookies, geen opslag. | VS | Standaard |
| Externe AI-app (bijv. via MCP of een API-sleutel) | Een AI-app die jij zelf aan WorkBrain koppelt, leest wat jij die app toestaat. | Afhankelijk van die app | Alleen als je zelf een koppeling maakt |
- Standaard alles in de EU. Tekst (klantvragen beantwoorden, mails opstellen, analyses), bonnetjes en foto's lezen en notulen gaan standaard naar AI-aanbieders in de EU. Die gebruiken je invoer niet om te trainen en bewaren hem niet (zero data retention).
- Buiten de EU alleen met jouw keuze. Als de eigenaar "AI buiten de EU toestaan" aanzet, leest Google (VS) bonnetjes en foto's (vaak net wat nauwkeuriger) en kun je afbeeldingen laten maken. Google traint niet op die invoer, maar kan die tijdelijk bewaren om misbruik te controleren. Notulen (audio) blijven ook dan in de EU.
- Alleen wat nodig is. We sturen per vraag een beperkte samenvatting mee — bijvoorbeeld je diensten en beschikbaarheid — niet je hele klantenbestand.
- AI-collega. De AI-collega gebruikt standaard een EU-model. Kies je in de chat zelf een model van Anthropic, OpenAI, xAI of Google, dan gaat dat gesprek naar die Amerikaanse aanbieder.
- De AI beslist niets zelf. Voorstellen van de Automation AI worden pas uitgevoerd na jouw akkoord, of nadat jij die automatisering bewust op autopilot hebt gezet. Alles wordt vastgelegd in een auditlog.
- Geen profilering van consumenten. We nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen over jouw klanten.
Welke aanbieders we precies inzetten kan wisselen; de actuele lijst met namen en vestigingslanden krijg je op verzoek via privacy@workbrain.nl, en bij een wijziging die jou raakt informeren we je vooraf.
Categorieën verwerkers
| Waarvoor | Regio | Toelichting |
|---|---|---|
| Hosting en database | Finland (EU) | Alle bedrijfs- en klantgegevens staan op servers binnen de EU. |
| E-mailverzending | Nederland (EU) | Bevestigingen, herinneringen en berichten aan jouw klanten. |
| Betalingen (Stripe Payments Europe, Ltd. — Ierland) | Ierland (EU) | PCI-DSS Level 1, onder toezicht van de Central Bank of Ireland. Wij zien of bewaren geen kaartgegevens; het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening. |
| AI voor tekst en beeld lezen: een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk) | EU | Standaard voor de AI-tekstfuncties: assistent, mail-AI, offertes, taken, automatiseringen, samenvattingen en de klantassistent, en bonnetjes of foto’s lezen. Deze aanbieder bewaart je invoer niet (zero data retention) en traint er niet op. |
| AI-tekst als reserve: een tweede Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk) | EU | Alleen als de standaardaanbieder niet beschikbaar is, voor tekst en het lezen van bonnetjes of foto’s. Bewaart je invoer niet (zero data retention) en traint er niet op. |
| Spraak naar tekst voor notulen: een Europese spraakdienst (datacenters in Frankrijk) | EU | Altijd in de EU, ook als je AI buiten de EU toestaat. Wij bewaren de opname niet en de aanbieder ook niet (zero data retention). |
| AI buiten de EU, alleen als de eigenaar dat aanzet (Google) | VS | Alleen na jouw keuze in Instellingen: bonnetjes, bijlagen en foto’s lezen (iets betere herkenning) en afbeeldingen maken. Geen training op je invoer; Google kan invoer tijdelijk bewaren om misbruik te controleren. Doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. |
| AI-collega (AIDG-chat, een dienst van AIDG) | EU | Standaard een AI-model in de EU. Kies je in de chat zelf een model van een Amerikaanse aanbieder (zoals Anthropic, OpenAI, xAI of Google), dan gaat dat gesprek naar die aanbieder in de VS. |
| Webzoeken voor de AI (Brave) | VS | Alleen als de AI iets op internet opzoekt: dan gaat alleen de zoekterm naar de zoekdienst — niet je gesprek of je klantenbestand. Geen cookies, geen opslag. |
Hoe lang bewaren we wat?
| Gegevens | Bewaartermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Afspraken, facturen en betalingen | 7 jaar | wettelijke fiscale bewaarplicht |
| Klantgegevens (naam, contact, historie) | zolang je account loopt | jij bent eigenaar; wissen kan altijd op jouw verzoek |
| AI-gesprekken en voorstellen | 12 maanden | terugkijken en verbeteren; daarna automatisch verwijderd |
| Inhoud die naar een AI-model gaat | niet door ons bewaard, en de Europese AI-aanbieders bewaren je invoer ook niet (zero data retention) | geen training op jouw data; Google (alleen als jij AI buiten de EU aanzet) kan invoer tijdelijk bewaren voor misbruikcontrole |
| Technische logs | 30 dagen | storingen oplossen en misbruik tegengaan |
| Back-ups | 14 dagen | herstel na een storing; daarna overschreven |
| Je account na opzegging | 30 dagen | bedenktijd en exportmogelijkheid; daarna definitief verwijderd |
Beveiligingsmaatregelen
- Versleutelde verbindingen (TLS) naar de app en alle koppelingen.
- Gevoelige koppelingsgegevens (zoals mailwachtwoorden) versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).
- Wachtwoorden alleen als onomkeerbare hash; wij kunnen ze nooit inzien.
- Strikte scheiding per bedrijf: elke opvraging is gekoppeld aan jouw bedrijf.
- Auditlog van belangrijke handelingen, inclusief wie wat wanneer deed.
- Dagelijkse back-ups en een herstelprocedure.
- Rollen en rechten per teamlid; automatische blokkade na herhaald mislukt inloggen.
Betalingen: wie verwerkt ze?
Online betalingen lopen via Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., gevestigd in Ierland), onder toezicht van de Central Bank of Ireland en PCI-DSS Level 1-gecertificeerd. Je maakt daar bij het instellen van uitbetalingen je eigen account aan.
- Wij zien of bewaren nooit kaartgegevens. Die gaan rechtstreeks van je klant naar Stripe.
- Het geld is van jou. Betalingen komen op jouw eigen Stripe-rekening en worden van daaruit naar je bankrekening uitbetaald. Wij houden geen servicefee in; alleen de werkelijke transactiekosten van Stripe worden 1-op-1 verrekend — zie tarieven.
- Ondersteund: iDEAL en de gangbare betaalkaarten.
Back-ups en herstel
- Dagelijkse back-ups van de volledige database, versleuteld opgeslagen op de Europese server; 14 dagen bewaard en daarna overschreven.
- Vóór elke wijziging aan de database maken we bovendien een extra back-up, zodat we altijd terug kunnen.
- Herstel gebeurt door ons; er is geen zelfbedieningsknop. Ben je per ongeluk iets kwijt? Mail ons zo snel mogelijk, dan kijken we wat er nog in de back-up staat.
Een datalek melden
Zie of vermoed je een beveiligingsprobleem? Mail privacy@workbrain.nl. We reageren binnen twee werkdagen en pakken meldingen serieus op; we ondernemen geen juridische stappen tegen mensen die een kwetsbaarheid netjes bij ons melden en ons de kans geven die te herstellen. Bij een datalek dat jou raakt, informeren we je binnen 24 uur na ontdekking, met wat er is gebeurd en wat wij eraan doen.
Je gegevens meenemen of laten wissen
In de app kun je op elk moment alles exporteren (Instellingen → Je gegevens exporteren): een compleet bestand of losse Excel-lijsten met klanten, afspraken, diensten en betalingen. Wil je alles laten verwijderen, mail dan privacy@workbrain.nl — dat doen we binnen 30 dagen, behalve waar we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen).
Eerlijk over waar we staan
WorkBrain is een jong platform. We zijn geen ISO 27001- of SOC 2-gecertificeerde organisatie en doen niet alsof. Wat we wel doen: onze keuzes hierboven openlijk opschrijven, klantgegevens standaard binnen de EU opslaan (AI daarbuiten alleen als jij dat kiest), en je nooit vastzetten — je data is met één klik van jou. Heb je aanvullende eisen vanuit je eigen branche of opdrachtgever? Neem contact op, dan kijken we wat we schriftelijk kunnen vastleggen.