39 onderdelen, in de volgorde van je werkdag. Klik een kaart open voor de uitleg en het pakket waarin het zit.
Drie cijfers uit onafhankelijk onderzoek, en wat WorkBrain eraan doet.
48%
van de zzp’ers kreeg het afgelopen jaar te laat betaald
Gemiddeld 18 dagen na de afgesproken termijn; bij 1 op de 6 langer dan een maand. Bijna een op de vijf komt daardoor in de knel.
Wat WorkBrain doet. Een betaallink op elke factuur en herinneringen die vanzelf gaan. Wie een betaallink gebruikt, ziet in 9 van de 10 gevallen sneller geld, vaak binnen een dag. Toch zet maar een kwart hem erop.
1 op 3
houdt helemaal geen administratie bij
Niet uit luiheid: uitstelgedrag en angst voor fouten zijn de grootste boosdoeners, en het jargon van boekhouders en Belastingdienst schrikt af.
Wat WorkBrain doet. WorkBrain rekent, jij controleert. Geen beginbalans of grootboek, wel “wie moet nog betalen” en “wat zet ik opzij voor de btw”. En er gaat nooit iets weg zonder jouw klik.
1.225
uur per jaar, en je urenstaat is het eerste waar de Belastingdienst naar vraagt
Zo’n 24 uur per week, inclusief administratie, acquisitie en reistijd. Wie het pas in december bij elkaar zoekt, mist de zelfstandigenaftrek of staat met lege handen bij een controle.
Wat WorkBrain doet. De timer loopt mee, niet-declarabele uren tellen mee, en je ziet elke dag waar je staat. De urenstaat voor je boekhouder is één klik.
Gratis heeft alle functies, ook AI (je betaalt alleen het verbruik). Betaald kies je voor geen fee op betaallinks, meer gebruikers of automatiseringen die zelf draaien. Prijzen inclusief btw; per jaar betaal je 10 maanden voor 12.
€ 0 voor altijd
geen limiet op facturen of uren
€ 7,99 per maand
of € 79,90 per jaar (2 maanden gratis)
€ 19,99 per maand
of € 199,90 per jaar (2 maanden gratis)
Meer dan 15 gebruikers? Of alle kosten op een rij, ook die van betalingen en Peppol? Zie de tarieven.
1 van 6
Wat je elke werkdag gebruikt. Alles hieronder zit in het gratis pakket.
Start de timer (hij loopt mee op elke pagina, ook op je telefoon) of vul achteraf in: van/tot-tijden, reistijd, opdrachtgever, project of dienst, en declarabel of niet. Kies je een dienst met een uurtarief, dan rekent WorkBrain daarmee.
Je startscherm in drie blokken: Vandaag (uren tegenover je dagdoel, agenda en taken), Geld (te factureren, open en te late facturen, btw dit kwartaal) en Aandacht nodig. Nieuw? De startchecklist "In 3 stappen live" helpt je op gang.
Eén kalender met je uren, afspraken en gekoppelde agenda’s. Klik op een dag of een uurstrook om uren te boeken, sleep over de tijdlijn om meerdere uren te kiezen. Met de iCal-link staat je zakelijke agenda ook in je telefoon.
Je afspraken uit Google Agenda of Microsoft 365 staan tussen je uren, zodat je ziet wat er al vaststaat en wat je nog kunt boeken.
Live voortgang naar de 1.225 uur van de Belastingdienst, met je prognose voor het jaar. Niet-declarabele uren (administratie, acquisitie) tellen mee. Stel je werkweek in (dagnorm en werkdagen) en de dagcontrole vraagt "Mist er nog iets?" als een werkdag leeg bleef.
Een takenlijst voor jezelf. Met AI komen hier ook de voorstellen en de Dagstart-briefing binnen.
Kladblok met opmaak en automatisch opslaan, afvinkbare taken, #tags, zoeken, pinnen en archiveren. Met AI: netter maken, samenvatten, actiepunten eruit halen of er een mail van maken, en "Vraag het je notities" met bronvermelding.
Exporteer je uren als CSV of als printbare urenstaat, per periode en per opdrachtgever.
2 van 6
Van geboekte uren naar betaald geld, met de btw die vanzelf meeloopt. Ook dit zit in het gratis pakket.
Opdrachtgevers met een eigen uurtarief, e-factuuradres en locatie. Je tarieflijst kent prijzen per uur, per stuk, per m², per dagdeel, vast of op offerte, met automatische omrekening tussen inclusief en exclusief btw.
Eigen nummering (O2026-0001), versturen met een persoonlijke link; je klant geeft akkoord met zijn naam of wijst af, jij krijgt een mail. Na akkoord maak je er met één klik een conceptfactuur van. Met AI stel je de offerte op uit een paar zinnen klusomschrijving en je tarieflijst.
Bij "Nog te factureren" staat per opdrachtgever wat er open staat; één klik en de conceptfactuur is klaar. Btw per regel (21, 9 of 0%), nummering JJJJ-0001, je logo en huisstijl, IBAN en betaaltermijn, versturen per mail, printen, betaald zetten of annuleren (de uren komen dan weer vrij).
Koppel je bankrekening en elke factuur krijgt een betaallink voor iDEAL of kaart. Betaalt je klant, dan staat de factuur vanzelf op betaald en krijg jij een mail. Op Gratis kost een betaling via de betaallink € 0,15; op Pro en Automation geen fee. Daarnaast alleen de kosten van de betaalprovider, 1-op-1.
Is een factuur over de betaaltermijn, dan gaat er vanzelf een vriendelijke herinnering met de betaallink, hoogstens één per zeven dagen.
Elke factuur kun je gratis als UBL 2.1-e-factuur downloaden, het formaat dat boekhoudpakketten inlezen. Versturen via het Peppol-netwerk zet je zelf aan; je betaalt dan alleen de netwerkkosten per e-factuur, zonder opslag.
Maak een foto van je bon of upload de inkoopfactuur, kies een rubriek en eventueel een opdrachtgever. Met AI leest WorkBrain het bedrag, de btw en de leverancier voor je uit.
Lees de CSV-export van je bank in (Nederlandse banken worden herkend, dubbele regels ook). WorkBrain koppelt mutaties aan facturen en bonnen en zet er een kostenrubriek bij.
Per maand of kwartaal: wat er binnenkwam, wat eruit ging en een schatting van de btw die je moet afdragen, volgens het factuur- of kasstelsel. De aangifte zelf doe je bij de Belastingdienst; WorkBrain zet het overzicht klaar.
Zakelijke ritten vastleggen voor je aangifte. Zet je bij een opdrachtgever de locatie erbij, dan herkent de timer waar je werkt.
Je cijfers van de afgelopen zes maanden: uren, omzet, open bedragen en kosten.
3 van 6
Eén AI-collega in de hele app, in elk pakket, ook in Gratis. Je betaalt alleen wat je gebruikt: het verbruik gaat van je AI-tegoed af.
Typ of zeg wat je wilt: "twee uur aan de badkamer bij De Vries", "wat staat er nog open bij Jansen?", "maak een factuur voor vorige maand". De AI-collega boekt uren en ritten, zet conceptfacturen, offertes, bonnen, notities en taken klaar, laat je cijfers en btw zien, zoekt op internet en opent de juiste pagina. Versturen en betalen doe jij.
Neem een gesprek op (tot 20 minuten) of plak de tekst; je krijgt notulen met afvinkbare actiepunten. De audio wordt niet bewaard en de transcriptie blijft in Europa.
Per bericht een korte samenvatting, een categorie en een voorstel: taak maken, antwoord klaarzetten of laten liggen. Laat een antwoord of een nieuwe mail schrijven, of alleen je eigen tekst verbeteren. Er gaat nooit iets weg zonder dat jij op versturen klikt.
Elke ochtend om 07:30 een korte briefing van je dag als taak, met een seintje op je telefoon. Agenda, taken, te late facturen en belangrijke mail in hoogstens acht regels.
Vertel de AI hoe jouw zaak werkt: tarieven, werkwijze, veelgestelde vragen. Hij gebruikt dat in offertes, mails en antwoorden.
Elke AI-actie kost een paar cent en gaat van je AI-tegoed af; je ziet het verbruik per onderdeel. Je begint met een klein starttegoed. Op? Dan stoppen de AI-functies netjes en koop je bij, vanaf € 5,00. Bijgekocht tegoed vervalt niet en er wordt nooit automatisch bijgekocht.
4 van 6
Wat de AI vanzelf voor je doet. Zelf (op schema) draaien zit in Automation; met de hand starten kan in elk pakket. Jij kiest per regel: alleen meekijken, klaarzetten zodat jij beslist, of zelf doen.
Alles wat de AI klaarzet komt als voorstel binnen. Je keurt het goed, past het aan of wijst het af, ook vanaf de pushmelding op je telefoon. Hij leert van wat je beslist.
Kies welke regels aanstaan en wanneer ze meekijken. De lijst staat hieronder; wat alleen voor afsprakenzaken geldt, zie je in de app pas als je ook op afspraak werkt.
Klusjes die elke dag, week of maand gedaan worden: je kiest het doel, de hulpmiddelen en hoe zelfstandig hij mag zijn. Begin met een sjabloon en pas het aan.
Elke regel kijkt mee en zet iets klaar; jij beslist. Klik voor wat hij precies doet.
Vindt afgeronde afspraken die nog niet (volledig) betaald zijn en zet betaalverzoeken klaar.
Vergelijkt je omzet met vorige maand en legt uit waar het verschil vandaan lijkt te komen — puur informatie, geen actie.
Kijkt of er declarabele uren te lang blijven staan zonder factuur en zet de conceptfactuur klaar met bedrag en periode erbij.
Signaleert bankmutaties die nog niet aan een factuur of bon gekoppeld zijn, of nog geen kostenrubriek hebben — zodat je btw-aangifte straks klopt.
Waarschuwt voor het einde van het btw-kwartaal met een schatting van wat je moet afdragen, en wat er nog aan administratie open staat.
Kijkt met een open blik naar ál je data — agenda, omzet, klanten, marges én je website-kennisbank — en stelt zelf de actie voor die nu het meeste oplevert: een klantmail, een social-post (met kortings-check op je marge) of gewoon een inzicht. Leert van elke beslissing die je neemt.
Klanten met een bekende geboortedatum krijgen op hun verjaardag een persoonlijke felicitatie — standaard met 10% korting. De tekst pas je aan bij Instellingen → Mails (met AI-schrijfknop); met autopilot gaat hij vanzelf de deur uit.
Rekent maandelijks per dienst je marge per uur uit (prijs minus inkoop) en wijst de diensten aan die te goedkoop zijn, niet meer geboekt worden of waar de inkoop de winst opeet — met concrete prijsadviezen.
Een offerte die je verstuurde en waar het al een week stil is, blijft anders liggen. De AI zet een vriendelijke opvolgmail klaar — precies op het moment dat opvolgen nog netjes voelt.
Houdt jouw eigen inkoopfacturen in de gaten en waarschuwt vóórdat een betaaltermijn verloopt — met bedragen en datums op een rij, zodat je geen aanmaning of incassokosten meer krijgt.
Aan het eind van je werkweek: hoeveel uur je boekte, welke werkdagen leeg bleven, wat er te factureren valt en welke taken open staan. Eén bericht in plaats van vrijdagavond alles nalopen.
Klanten die 3+ maanden weg zijn krijgen een passend aanbod om terug te komen (de AI kijkt mee naar je marges).
Werk je ook op afspraak, dan komen daar bij: Lege-plekken-promotor, Klantritme-bewaker, No-show-risico, Ziekte-hulp, Strippenkaart-verlenger, Cadeaubon-campagnes, Wachtlijst-redder.
Sjablonen die je in één klik aanzet en daarna in je eigen woorden aanpast.
Elke ochtend om 07:30 een korte briefing van je dag als taak, met een seintje op je telefoon.
Kijk welke opdrachtgevers openstaande declarabele uren hebben van vorige maand of eerder.
Kijk of ik deze week op schema lig voor het urencriterium en of er dagen zijn zonder geboekte uren.
Vergelijk mijn geboekte uren bij opdrachtgevers met mijn vastgelegde ritten.
Geef me een korte stand van zaken: wat kwam er binnen, wat staat er open, en wat moet ik zelf nog betalen.
5 van 6
Wat je niet elke dag nodig hebt, maar wel wilt hebben als het zover is.
Koppel je zakelijke mailbox (met je wachtwoord of door in te loggen bij Microsoft 365 of Google). Lezen, zoeken, beantwoorden en nieuwe mails sturen vanuit WorkBrain, met een kopie naar jezelf. Elk kwartier opgehaald; een mail bewaar je als notitie. Meerdere mailaccounts kan in elk pakket.
Werk je met anderen? Nodig ze uit als eigenaar, manager of medewerker; iedereen ziet alleen wat bij zijn rol hoort. Op Gratis tot 3 gebruikers, op Pro en Automation tot 15, zonder kosten per teamlid. Je boekhouder geef je meekijkrechten.
Tot 3 bedrijven onder één login, elk met eigen administratie, facturen en instellingen.
Zet WorkBrain op het beginscherm van je telefoon of computer en krijg pushmeldingen: een betaalde factuur, een akkoord op je offerte, een voorstel van de AI of je Dagstart.
Je werkwijze bepaalt wat je ziet: wie op klussen werkt ziet opdrachtgevers, offertes, kilometers en notulen; wie op afspraak werkt ziet afspraken, klanten en team. Per onderdeel zet je het zelf aan of uit, zonder dat er iets verloren gaat.
Dan zit alles van BookingBrain erin: een eigen boekingspagina waar klanten zelf boeken, agenda per medewerker, aanbetaling of vooraf betalen, bevestiging en herinnering, wachtlijst, klantenbestand, strippenkaarten en cadeaubonnen, en bij ziekte in één keer alle klanten mailen.
Deel je link. Wie zich daarmee aanmeldt, begint gratis met € 5,00 extra AI-tegoed. Kiest die daarna een betaald pakket, dan krijg jij een maand gratis.
6 van 6
Je gegevens zijn van jou, staan in Europa en gaan mee als je weggaat.
Onder Instellingen › Ontwikkelaars maak je API-sleutels met precies de rechten die jij kiest. Je eigen AI-chat kan dan je uren, opdrachtgevers, facturen, btw, notities, taken, agenda en mail bekijken, uren boeken en concepten klaarzetten. Versturen, betalen en verwijderen blijven in WorkBrain.
Elke tabel als CSV of Excel, of één compleet bestand met al je gegevens. Facturen ook als UBL. Exporteren en opzeggen kosten niets.
Je gegevens staan op servers in Finland (EU). De AI draait standaard bij een Europese aanbieder die je invoer niet bewaart en er niet op traint; een paar functies kunnen een AI buiten de EU gebruiken, maar alleen als jij dat zelf aanzet. Een verwerkersovereenkomst zit automatisch bij je account, en we maken dagelijks back-ups.
Gratis is gratis voor altijd, met alle functies en zonder betaalgegevens. Kies je later Pro of Automation, dan blijft alles staan. Per maand betalen is maandelijks opzegbaar; per jaar betaal je 10 maanden voor 12.
Gratis account in een paar minuten, zonder betaalgegevens. Liever eerst kijken? Kies je beroep en zie wat voor jou het verschil maakt.