Privacyverklaring
WorkBrain is een dienst van AIDG (KvK 94044627), gevestigd in Leeuwarden. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken en waarom. Vragen? Mail privacy@workbrain.nl.
AI en je gegevens, in het kort
Standaard draait alle AI in de EU. De AI-tekstfuncties lopen via een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk), die je invoer niet bewaart (zero data retention) en er niet op traint. Een paar functies kunnen — alleen als jij dat aanzet — een andere AI buiten de EU gebruiken: bonnetjes en foto’s nog nauwkeuriger lezen, en afbeeldingen maken. Spraak (notulen) blijft altijd in de EU.
De keuze maakt de eigenaar van het bedrijf in WorkBrain bij Instellingen → AI en je gegevens. Staat hij uit (standaard), dan gaat er geen AI-verwerking buiten de EU.
1. Twee rollen — en dat verschil is belangrijk
- Voor ondernemers die WorkBrain gebruiken zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor hun accountgegevens (naam, e-mail, bedrijfsgegevens, facturatie).
- Voor de klanten van die ondernemers (de mensen die een afspraak boeken) zijn wij verwerker. De ondernemer bepaalt wat er met die gegevens gebeurt; wij voeren alleen uit. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, die automatisch onderdeel is van het gebruik van onze dienst.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Accountgegevens ondernemer: naam, e-mailadres, wachtwoord (als onomkeerbare hash), bedrijfsnaam, KvK/btw, adres, telefoonnummer.
- Gegevens die de ondernemer invoert over zijn klanten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, afspraken, betalingen, eventuele notities en vrijwillig gedeelde gegevens zoals een social-account.
- Betaalgegevens: bedragen, status en referenties. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar de betaaldienstverlener; die zien en bewaren wij niet.
- Gebruiksgegevens: technische logs (IP-adres, tijdstip, fouten) om storingen op te lossen en misbruik tegen te gaan.
- AI-gebruik: je vragen aan de assistent en de voorstellen die eruit komen, plus het verbruikte tegoed.
3. Waarom en op welke grondslag?
- Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de dienst, afspraken plannen, mails versturen, betalingen afhandelen.
- Wettelijke plicht: facturen en administratie bewaren.
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de dienst op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare cijfers.
- Toestemming: voor statistiekcookies op boekingspagina's en voor marketingmails aan consumenten die daarvoor gekozen hebben.
4. Waar staan de gegevens?
Op servers in Finland (EU). Standaard draait ook alle AI in de EU, bij aanbieders die er niet op trainen en je invoer niet bewaren (zero data retention); alleen als de eigenaar van een bedrijf dat aanzet, gebruiken een paar functies een AI buiten de EU. Spraak (notulen) blijft altijd in de EU:
| Dienst | Wat | Land/regio | Standaard of alleen met jouw keuze |
|---|---|---|---|
| Europese AI-aanbieder | Tekst: AI-assistent, mail-AI, offertes, taken, automatiseringen, samenvattingen, onderzoek en analyses, en de klantassistent. Ook bonnetjes, bijlagen en foto’s lezen. Bewaart je invoer niet (zero data retention) en traint er niet op. | Frankrijk (EU) | Standaard |
| Tweede Europese AI-aanbieder | Reserve voor tekst en het lezen van bonnetjes en foto’s, als de standaardaanbieder niet beschikbaar is. | Frankrijk (EU) | Standaard |
| Europese spraakdienst | Notulen: je opname omzetten naar tekst. De opname bewaren wij niet en de spraakdienst ook niet (zero data retention). | Frankrijk (EU) | Standaard (altijd EU) |
| Bonnetjes, bijlagen en foto’s lezen (vaak net wat nauwkeuriger dan de standaardroute). | VS | Alleen als de eigenaar "AI buiten de EU" aanzet | |
| Afbeeldingen maken of bewerken (bijv. voor social media). Hiervoor is geen EU-model; zonder jouw keuze staat dit uit. | VS | Alleen als de eigenaar "AI buiten de EU" aanzet | |
| AI-collega (AIDG-chat) | Chatten met je WorkBrain-gegevens erbij. Standaard staat er een EU-model. | EU | Standaard |
| Anthropic, OpenAI, xAI of Google in de AI-collega | Andere AI-aanbieders die je in de AI-collega zelf uit de lijst kunt kiezen. | VS | Alleen als je dat model in de AI-collega zelf kiest |
| Brave | Webzoeken als de AI iets op internet opzoekt. Alleen de zoekterm gaat erheen; geen cookies, geen opslag. | VS | Standaard |
| Externe AI-app (bijv. via MCP of een API-sleutel) | Een AI-app die jij zelf aan WorkBrain koppelt, leest wat jij die app toestaat. | Afhankelijk van die app | Alleen als je zelf een koppeling maakt |
Meer uitleg staat op AI en je gegevens en Beveiliging, AI en dataopslag.
5. Hoe lang bewaren we het?
- Afspraken, facturen en betalingen: 7 jaar — wettelijke fiscale bewaarplicht.
- Klantgegevens (naam, contact, historie): zolang je account loopt — jij bent eigenaar; wissen kan altijd op jouw verzoek.
- AI-gesprekken en voorstellen: 12 maanden — terugkijken en verbeteren; daarna automatisch verwijderd.
- Inhoud die naar een AI-model gaat: niet door ons bewaard, en de Europese AI-aanbieders bewaren je invoer ook niet (zero data retention) — geen training op jouw data; Google (alleen als jij AI buiten de EU aanzet) kan invoer tijdelijk bewaren voor misbruikcontrole.
- Technische logs: 30 dagen — storingen oplossen en misbruik tegengaan.
- Back-ups: 14 dagen — herstel na een storing; daarna overschreven.
- Je account na opzegging: 30 dagen — bedenktijd en exportmogelijkheid; daarna definitief verwijderd.
6. Delen met anderen
We verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties van derden. We delen alleen met verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting, e-mail, betalingen, AI) — allemaal onder een verwerkersovereenkomst — en met instanties als de wet ons daartoe verplicht.
7. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. In de app kun je zelf al je gegevens exporteren (Instellingen → Je gegevens exporteren). Voor de rest: mail privacy@workbrain.nl; we reageren binnen 30 dagen. Ben je een klant van een ondernemer die WorkBrain gebruikt? Richt je verzoek dan aan die ondernemer — wij helpen hem het uit te voeren. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies
Wij gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en de app te laten werken; daar hoeven we geen toestemming voor te vragen. Zet een ondernemer op zijn eigen boekingspagina statistieken aan (bijvoorbeeld Google Analytics of een Meta Pixel), dan laden die pas nadat de bezoeker daar toestemming voor geeft.
9. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als de dienst verandert. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten via e-mail of in de app.