Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) geldt tussen jou als ondernemer ("verwerkingsverantwoordelijke") en AIDG, handelend onder WorkBrain ("verwerker"), KvK 94044627. Zij maakt automatisch onderdeel uit van de algemene voorwaarden zodra je de dienst gebruikt. Je hoeft dus niets apart te tekenen — wil je toch een ondertekend exemplaar, mail dan privacy@workbrain.nl.

1. Onderwerp en rolverdeling

Jij bepaalt welke persoonsgegevens van jouw klanten worden verwerkt en waarvoor. Wij verwerken die uitsluitend in jouw opdracht, om de dienst te leveren: afspraken plannen, klantgegevens beheren, berichten versturen, betalingen afhandelen en de door jou ingeschakelde AI-functies uitvoeren. Wij gebruiken jouw klantgegevens nooit voor eigen doeleinden en verkopen ze niet.

2. Soorten gegevens en betrokkenen

• Betrokkenen: klanten van jouw bedrijf en jouw medewerkers.
• Gegevens: naam, contactgegevens, adres, afspraken, betaal- en factuurgegevens, notities die jij vastlegt, en gegevens die klanten zelf delen.
• Bijzondere persoonsgegevens: onze dienst is daar niet op ingericht. Leg je toch gezondheidsgegevens vast (bijvoorbeeld in een notitie of een gezondheidsformulier), dan ben jij verantwoordelijk voor een geldige grondslag; wij beveiligen ze zoals hieronder beschreven.

3. Instructies

Wij verwerken uitsluitend volgens jouw instructies en deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting ons iets anders opdraagt — dan melden we dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we je dat weten.

4. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS) naar de app en alle koppelingen.
• Gevoelige koppelingsgegevens (zoals mailwachtwoorden) versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).
• Wachtwoorden alleen als onomkeerbare hash; wij kunnen ze nooit inzien.
• Strikte scheiding per bedrijf: elke opvraging is gekoppeld aan jouw bedrijf.
• Auditlog van belangrijke handelingen, inclusief wie wat wanneer deed.
• Dagelijkse back-ups en een herstelprocedure.
• Rollen en rechten per teamlid; automatische blokkade na herhaald mislukt inloggen.

5. Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor de volgende categorieën. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met minstens dezelfde verplichtingen.

• Hosting en database (Finland (EU)) — Alle bedrijfs- en klantgegevens staan op servers binnen de EU.
• E-mailverzending (Nederland (EU)) — Bevestigingen, herinneringen en berichten aan jouw klanten.
• Betalingen (Stripe Payments Europe, Ltd. — Ierland) (Ierland (EU)) — PCI-DSS Level 1, onder toezicht van de Central Bank of Ireland. Wij zien of bewaren geen kaartgegevens; het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening.
• AI voor tekst en beeld lezen: een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk) (EU) — Standaard voor de AI-tekstfuncties: assistent, mail-AI, offertes, taken, automatiseringen, samenvattingen en de klantassistent, en bonnetjes of foto’s lezen. Deze aanbieder bewaart je invoer niet (zero data retention) en traint er niet op.
• AI-tekst als reserve: een tweede Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk) (EU) — Alleen als de standaardaanbieder niet beschikbaar is, voor tekst en het lezen van bonnetjes of foto’s. Bewaart je invoer niet (zero data retention) en traint er niet op.
• Spraak naar tekst voor notulen: een Europese spraakdienst (datacenters in Frankrijk) (EU) — Altijd in de EU, ook als je AI buiten de EU toestaat. Wij bewaren de opname niet en de aanbieder ook niet (zero data retention).
• AI buiten de EU, alleen als de eigenaar dat aanzet (Google) (VS) — Alleen na jouw keuze in Instellingen: bonnetjes, bijlagen en foto’s lezen (iets betere herkenning) en afbeeldingen maken. Geen training op je invoer; Google kan invoer tijdelijk bewaren om misbruik te controleren. Doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• AI-collega (AIDG-chat, een dienst van AIDG) (EU) — Standaard een AI-model in de EU. Kies je in de chat zelf een model van een Amerikaanse aanbieder (zoals Anthropic, OpenAI, xAI of Google), dan gaat dat gesprek naar die aanbieder in de VS.
• Webzoeken voor de AI (Brave) (VS) — Alleen als de AI iets op internet opzoekt: dan gaat alleen de zoekterm naar de zoekdienst — niet je gesprek of je klantenbestand. Geen cookies, geen opslag.

Europese subverwerkers staan hierboven per categorie (rol, locatie en wat ze met je gegevens doen). De actuele lijst van subverwerkers, met namen, is op verzoek beschikbaar via privacy@workbrain.nl. Wijzigingen in subverwerkers (toevoegen of vervangen) melden we vooraf, zodat je bezwaar kunt maken (artikel 28 lid 2 AVG); ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst kosteloos beëindigen en je gegevens exporteren.

6. Doorgifte buiten de EU

Opslag van jouw bedrijfs- en klantgegevens gebeurt binnen de EU, en standaard draait ook alle AI in de EU. Doorgifte buiten de EU gebeurt alleen:

• als jij als eigenaar "AI buiten de EU toestaan" aanzet (Instellingen → AI en je gegevens): dan gaan bonnetjes, bijlagen en foto's die je laat lezen, en opdrachten voor afbeeldingen, naar Google (VS);
• als jij of je team in de AI-collega zelf een model van een Amerikaanse aanbieder kiest: dan gaat dat gesprek naar die aanbieder;
• bij webzoeken door de AI: dan gaat alleen de zoekterm naar de zoekdienst (VS), zonder cookies en zonder opslag.

Spraak voor notulen gaat nooit buiten de EU. Waar doorgifte plaatsvindt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zet je de keuze weer uit, dan gaat er vanaf dat moment geen AI-verwerking meer buiten de EU.

7. AI-verwerking

Welke AI-dienst wat doet en waar:

We sturen per handeling alleen de gegevens mee die nodig zijn. De AI-diensten die WorkBrain zelf gebruikt (Europese AI-aanbieders en — alleen met jouw keuze — Google) gebruiken jouw invoer niet om te trainen. AI-voorstellen worden pas uitgevoerd na jouw akkoord of nadat jij een automatisering bewust op autopilot hebt gezet; alles wordt geregistreerd in een auditlog. Meer uitleg staat op AI en je gegevens.

8. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot jouw gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot wie het nodig heeft voor ondersteuning of onderhoud.

9. Bijstand en rechten van betrokkenen

Krijg jij een verzoek van een klant (inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit), dan helpen wij je dat uit te voeren. In de app kun je zelf exporteren, corrigeren en verwijderen. Komt een verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar jou.

10. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren we je binnen 24 uur na ontdekking, met de aard van de inbreuk, de vermoedelijke gevolgen en de maatregelen die wij nemen. Jij beslist over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

11. Audits

Op verzoek geven we je de informatie die nodig is om aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden. Wil je een audit door een onafhankelijke deskundige, dan werken we daaraan mee; de kosten daarvan zijn voor jou, tenzij uit de audit blijkt dat wij tekortschieten.

12. Bewaren en teruggeven

• Afspraken, facturen en betalingen: 7 jaar.
• Klantgegevens (naam, contact, historie): zolang je account loopt.
• AI-gesprekken en voorstellen: 12 maanden.
• Inhoud die naar een AI-model gaat: niet door ons bewaard, en de Europese AI-aanbieders bewaren je invoer ook niet (zero data retention).
• Technische logs: 30 dagen.
• Back-ups: 14 dagen.
• Je account na opzegging: 30 dagen.

Na afloop van de overeenkomst kun je 30 dagen lang alles exporteren; daarna verwijderen we jouw gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

13. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De aansprakelijkheidsregels uit de algemene voorwaarden gelden ook hier, met dien verstande dat dwingend recht (waaronder de AVG) altijd voorgaat.